Heb jij dat ook, dat alles eigenlijk in je hoofd zit?
Hoe je werkt, welke afspraken je met klanten maakt, welke toon je gebruikt in je mails, welke formats je hanteert voor je social media.
En dat je denkt: “Ooit ga ik dat eens allemaal netjes op één plek zetten.”
Dat ‘ooit’ mag eigenlijk vandaag zijn.
Want er is een enorme shift gaande in hoe we werken. AI-assistenten gaan de komende jaren een vaste plek krijgen in onze bedrijven. En hoe sneller jij begint met het documenteren van je kennis en processen, hoe makkelijker en sneller jij straks zo’n assistent kunt inzetten.
Wat ik bedoel met ‘documenteren’
Niet alleen je bedrijfsinformatie of je producten, maar ook:
-
Je manier van werken, processen, en procedures
-
Inhoudelijke documenten en klantmaterialen
-
Je personal brand: tone of voice, waarden, positionering
-
Je business blueprint en info over je ideale klant
-
Je content: blogposts, nieuwsbrieven, social media posts, mails
Zet het in een centrale database (bijvoorbeeld in Notion of Airtable) en maak het doorzoekbaar.
Waarom dat zo belangrijk is
- Minder tijdverlies – Je hoeft niet elke keer opnieuw te bedenken hoe je iets doet of waar dat ene document stond.
- Makkelijker samenwerken – Nieuwe teamleden (of een freelancer zoals ik) kunnen veel sneller ingewerkt worden.
- AI-proof maken van je bedrijf – Hoe meer gestructureerde info je hebt, hoe beter AI jou straks kan helpen. Denk: een chatbot die je klanten kan beantwoorden in jouw stijl, of een AI die content schrijft op basis van jouw eerdere werk.
- Consistentie – Je blijft trouw aan je merk, ook als meerdere mensen content maken of mails schrijven.
Hoe je begint (zonder dat het een extra berg werk wordt)
-
Kies één centrale plek – Notion, Airtable, Google Drive, zolang het maar doorzoekbaar en logisch is ingedeeld.
-
Begin klein – Start met de info die je het vaakst nodig hebt. Bijvoorbeeld je standaardmails of je klantprocessen.
-
Werk met templates – Maak formats voor offertes, blogposts, mails, etc.
-
Routine opbouwen – Plan één vast moment per week om nieuwe info toe te voegen of te actualiseren.
En straks…
Stel je voor dat je over een jaar zegt: “Maak even een AI-assistent die mijn social media plant in mijn stijl, mijn klanten antwoordt in mijn tone of voice en mijn facturen opvolgt.”
Dan hoef jij alleen maar te zeggen: “Hier, hier en hier staat alle info.”
Geen weken werk. Geen chaos. Geen stress.
Begin vandaag.
Niet omdat het ‘leuk’ is, maar omdat het je straks zóveel rust en tijd gaat opleveren.
