Meer tijd voor wat écht telt dankzij AI
Zo doe ik dat voor mijn klanten
Ik vind het heerlijk om te kijken hoe dingen sneller en makkelijker kunnen.
Ik heb ondertussen al verschillende AI-Assistenten gemaakt die mijn werk voor mijn klanten een heel stuk makkelijker maken, waardoor ik er veel minder tijd voor nodig heb.
Het maken van opdrachtbevestigingen voor het theatergezelschap, kostte me bijvoorbeeld vroeger 50 minuten, nu nog maar 15 minuten.
Ontdek hieronder 8 praktijkvoorbeelden uit mijn werk voor klanten.
Voor een online ondernemer
Jonas Vermeulen – FIRE Community
Facturatie-overzicht
Een klant werkt met meerdere coaches die hun gewerkte coaching calls maandelijks factureren. Vroeger kostte het maken van deze overzichten veel tijd: ik exporteerde de gegevens uit Calendly, deed aanpassingen in Excel, verwijderde niet-doorgegane afspraken, berekende de bedragen en zette alles handmatig in een e-mail.
Met mijn AI-assistent is dat hele proces veranderd. Ik upload alleen nog de CSV-export uit Calendly, geef mondeling door welke calls niet zijn doorgegaan, en de AI genereert direct het complete overzicht, berekent het factuurbedrag en schrijft een kant-en-klare e-mail inclusief onderwerpregel.
YouTube-captions
Een klant maakt regelmatig YouTube-video’s waarvoor ik captions schrijf. Vroeger luisterde ik de hele video, noteerde de kernpunten en herschreef die tot een aantrekkelijke tekst.
Nu laat ik Fireflies meeluisteren, die maakt een transcript. Dat zet ik in mijn AI-assistent, die direct een caption schrijft die kijkers prikkelt om te kijken én SEO-geoptimaliseerd is.
Aankondigingsmails spreker
Om de twee weken schreef ik een aankondigingsmail voor een spreker. Ik kreeg een korte beschrijving van het onderwerp en de achtergrond van de spreker en maakte daar een wervende tekst van.
Nu plak ik die korte input direct in mijn AI-assistent, die er in enkele seconden een complete, aantrekkelijke mail van maakt die klaar is om te versturen.
Terugbetalingsvragen
Bij een klant kreeg ik regelmatig terugbetalingsverzoeken voor een cursus, terwijl daar volgens het beleid geen recht op was. Vroeger stuurde ik het betaalbeleid door, maar dat leidde vaak tot lange e-maildiscussies en het kostte tijd om telkens opnieuw een nette, duidelijke formulering te bedenken.
Nu zet ik de hele conversatie in mijn AI-assistent. Die formuleert direct een vriendelijk maar duidelijk antwoord dat het beleid bevestigt en verdere discussie minimaliseert.
Voor een theatergezelschap
Theatergroep Bint
Praktische info theatervoorstelling
Voor een theatergezelschap maakte ik voor opdrachtgevers overzichtsmails met alle bevestigde details en openstaande vragen over een voorstelling. Vroeger haalde ik alle informatie handmatig uit Excel en zette ik die punt voor punt in een e-mail.
Nu selecteer ik simpelweg de volledige regel in Excel met alle voorstellinggegevens. Mijn AI-assistent genereert direct een complete mail met alle bevestigde informatie én de nog openstaande vragen, inclusief onderwerpregel.
Dieetwensen acteurs doorgeven
Wanneer er maaltijden voorzien werden voor de spelers van het theatergezelschap, moest ik vroeger in Notion opzoeken wat de dieetvoorkeuren zijn van de spelers die aanwezig gingen zijn. Alles werd handmatig in een e-mail gezet naar de opdrachtgever.
Nu kopieer ik alleen nog de namen van de aanwezige spelers uit Excel. Mijn AI-assistent vult automatisch hun dieetvoorkeuren in en maakt er direct een complete, professioneel geformuleerde mail van.
Opdrachtbevestigingen acteurs
Vroeger stelde ik opdrachtbevestigingen voor de acteurs die meedoen aan een voorstelling op door alle gegevens uit Excel handmatig in een Word-document te kopiëren, speler per speler.
Nu kopieer ik de volledige regel uit Excel en plak die in mijn AI-assistent, die direct een complete opdrachtbevestiging maakt met alle juiste gegevens per speler.
Technische riders
Het maken van technische riders voor een theatervoorstelling deed ik vroeger volledig handmatig: ik keek naar het type voorstelling, het aantal acteurs en de aanwezige muzikant, en zette dat om in een document.
Nu hoef ik alleen die gegevens in mijn AI-assistent te plakken. Die maakt automatisch een complete technische rider met alle juiste specificaties voor die set-up.
Voor een presentatietrainer / coach
Eva Pantelakis
Offertes voorbereiden
Voor Eva, die regelmatig offertes maakt voor haar trainingen en coaching, ontwierp ik een AI-assistent die het hele proces versnelt en overzichtelijk maakt.
De AI-assistent vraagt automatisch alle nodige gegevens op: de situatie van de klant, welke diensten er in de offerte komen, of het om een individuele deelnemer gaat of om een bedrijf dat iets organiseert, de data en prijzen. Met die input maakt de AI in één keer een volledige offerte, klaar om in Moneybird te plakken.
Waar Eva vroeger veel tijd kwijt was aan het verzamelen van info en het herschrijven van standaardteksten, hoeft ze nu alleen nog antwoorden in te vullen, of zelfs gewoon de mail van de klant te copy-pasten. De AI doet de rest – snel, foutloos en in de juiste toon.
LinkedIn-posts en contentideeën
Eva traint en coacht mensen om sprankelend te presenteren, en daar hoort natuurlijk ook een sterk persoonlijk merk bij. LinkedIn is voor haar een belangrijk kanaal, maar telkens zelf een post bedenken en schrijven kostte veel tijd en energie.
Ik maakte voor haar een custom GPT die volledig gebouwd is rond haar unieke schrijfstijl, personal brand en business blueprint. Deze AI-assistent schrijft niet alleen kant-en-klare LinkedIn-posts op basis van een idee of invalshoek, maar genereert ook een lijst met nieuwe contentideeën die perfect passen bij haar doelgroep en aanbod.
Zo heeft Eva altijd een reservoir aan posts klaarstaan, zonder dat ze telkens van nul hoeft te beginnen. Ze hoeft alleen maar haar input te geven – een thema, een invalshoek, een gevoel dat ze wil delen – en de AI zet dat om in een post die helemaal klinkt zoals zij. Dat bespaart haar niet alleen tijd, maar geeft ook rust en continuïteit in haar zichtbaarheid.